“Con el cambio masivo a lo digital, las relaciones con los clientes han cambiado enormemente con el tiempo. La tecnología no solo ha impactado la forma en que las empresas administran los procesos de ventas, sino que también ha cambiado las expectativas de los clientes para cerrar tratos. Smart Docs ha demostrado ser un activo útil para los profesionales de ventas durante todo el ciclo de ventas, especialmente cuando se trabaja de forma remota. La posibilidad de comunicarse con prospectos, enviar propuestas y firmar acuerdos con firma electrónica de manera fácil e intuitiva sin salir de Pipedrive es conveniente tanto para los profesionales de ventas como para el resto de la empresa. Dado que brinda acceso a los documentos a los gerentes y representantes de ventas, la funcionalidad también reduce el costo del software específico para documentos”, – Shaun Shirazian, CPO, Pipedrive.
¿Por qué Smart Docs?
Pasar horas en creando documentos, enviando, administrando, firmado presupuestos, revisando o creando propuestas y contratos puede llevar muchísimo tiempo y consumir recursos, es por ello que la decisión más acertada es agilizar y automatizar estos procesos administrativos para centrarse en las actividades de valor añadido.
Veamos más concretamente qué nos permite esta funcionalidad:
– Personalización de documentos en cuestión de minutos.
– Carga y envío de archivos existentes, creación plantillas a partir de documentos, diapositivas u hojas de Google mediante la integración con Google Drive o Microsoft Word integrándose con One Drive o Sharepoint. Y lo mejor de todo es que puedes compartir tus plantillas fácilmente con todo tu equipo de trabajo.
– Firma electrónica, que te permite enviar y recibir de manera completamente documentación firmada digitalmente, pudiendo dar seguimiento a las firmas y a cada uno de los documentos dentro de una negociación. La ventaja es que darás una impresión absolutamente profesional.
El conjunto completo de funciones de Smart Docs con un número ilimitado de firmas electrónicas se incluye sin coste en los planes Profesional y Corporativo. Los planes Básico y Avanzado cuentan con la posibilidad de incluirlo como un complemento separado.
Próximamente, Smart Docs también tendrá la integración de DocuSign, herramienta de firma focalizada en empresas de mayor tamaño, con una cartera mucho más amplia para completar los procesos de gestión de sus documentos desde un mismo lugar.
Beneficios de usar Smart Docs
- Creación de cotizaciones un 50 % más rápidas con documentos autorellenables.
Puedes enviar presupuestos mucho más rápido, con menos pasos, creando plantillas de documentos que extraen automáticamente la información de cualquier campo de Pipedrive que tu definas por defecto. - Rastreabilidad y seguimiento de cotizaciones.
Recibirás notificaciones cuando tus documentos sean abiertos, lo que te permite conocer el momento adecuado para cerrar un trato, además de poder conocer un poco más sobre los tiempos de decisión de tu cliente, sus consideraciones y hacer predicciones de tus tratos. - Firma contratos y solicitud de firmas sin imprimir y escanar un solo papel.
Con las Firmas electrónicas ya no tendrás necesidad de papel o de aplicaciones y complementos extra que hagan perder tiempo a tu equipo y a tu cliente cliente haciendo impresiones, fimando, escaneando de nuevo, etc. Esta disminución de pasos te asegura una mayor facilidad de cierre de contratos. - Disminución de costes y tiempos con documentos en línea para todo el equipo.
Elimina los tiempos muertos o la comunicación ineficaz con el acceso inmediato a los documentos y plantillas clave de tu negocio, haciendo más eficiente y mejorando el desempeño del equipo y la consecusión de la venta. * - Compatibilidad con formato PDF, Hojas de cálculo de Google y Presentaciones de Google.
Permite a tu equipo administrar sus archivos PDF sin necesidad de contar con programas específicos para su tratamiento además de que les permite seguir utilizando las herramientas claves de trabajo de Google.
*Disponible en el plan Profesional & Corporativo sin coste. Los clientes del plan Básico y Avanzado pueden adquirir el complemento Smart Docs.
Funciones e integraciones de Smart Docs
Integración con Google Drive, Sheets & Slides
¡Tan fácil como pulsar un botón! Es todo lo que requieres para conectar tu cuenta de Google a Pipedrive y tener acceso a todos tus documentos.
Integración de Microsoft OneDrive
Puedes conectar tu cuenta de Microsoft para acceder a los archivos almacenados en la nube OneDrive o a la documentación que tengas en Sharepoint.
Tablas sencillas, rápidas e inteligentes
Tienes la posibilidad infinita para crear tablas de cotizaciones dentro de tus documentos incorporando automáticamente la información de tu oferta.
Compatibilidad con documentos PDF
Puedes compartir archivos en formato PDF con tus clientes gracias a un enlace público que permite el rastreo de apertura del archivo así como la solicitud de las firmas electrónicas.
Complemento Smart Docs para planes Básico y Avanzado
Si tienes los planes Básico o Avanzado, puedes encontrar un complemento de Smart Docs disponible que te ofrece las funciones de Smart Docs en tu nivel actual, con el cual también podrás:
- Usar las herramientas como Google Docs/Slides/Sheets o MS Docs.
- Cargar documentos PDF.
- Crear plantillas compartidas.
- Rellenar documentos automáticamente con datos de Pipedrive.
- Rastrear la apertura de documentos en tiempo real.
- Solicitar Firmas electrónicas.
- Próximamente: integración con DocuSign.
Sus costes son partir de USD 32.50 por empresa por mes, con facturación anual si se añade a la suscripción del plan Básico o Avanzado o USD 39 por empresa por mes, con facturación mensual si se añade a la suscripción del plan Básico o Avanzado.
¿Estás listo para crear y administrar los documentos de tu equipo de una manera más eficiente, sencilla y rápida?
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También puedes valorar las distintas opciones de demo de Pipedrive.
Quieres saber más: consulta nuestra guía de Pipedrive.
