A lo largo de mis 28 años de experiencia utilizando los mejores CRMs, tengo claro que la tecnología por sí sola no resuelve los problemas de ventas. Sin embargo, implementar estas 9 integraciones y seguir buenas prácticas relacionadas con la calidad y el contexto de los datos han sido clave para aumentar nuestra productividad comercial. Actualmente, utilizamos Pipedrive CRM, que destaca por ofrecer las tres B: Bueno, Bonito y Barato. No obstante, estas estrategias pueden aplicarse en la mayoría de los CRMs modernos.
Ver presentación resumida
Ver detalle de cada una de las integraciones en este vídeo
1.- La obsesión por la calidad del dato y no por la tecnología => Cómo mimar y estructurar los datos de venta
Con datos de calidad se logran más ventas en menor tiempo.
Aunque Pipedrive cuenta con un módulo de automatización que ayuda a reducir tareas tediosas como el etiquetado y la segmentación de información, ahorrando considerable tiempo, en nuestro caso hemos integrado Insycle (existen alternativas como Dedupely) para optimizar aún más la gestión de datos. A continuación, destacamos algunos aspectos clave de nuestra implementación:
- Reglas de Duplicación y Asignación de Contactos Hemos establecido reglas automáticas para identificar y eliminar contactos duplicados, además de asignarlos correctamente a sus respectivas organizaciones.
- Transformación de Datos: debido a la entrada desordenada de leads y contactos, en muchos casos con campos mal formateados, hemos desarrollado un sistema que permite fusionar y asignar datos automáticamente para estandarizarlos de forma eficiente.
- Crawling Semanal Semanalmente realizamos un crawling de la base de datos para asegurarnos de que las reglas de configuración se aplican de manera constante y precisa.
- Seguimiento con Dashboard Monitoreamos los cambios y la limpieza de la base de datos a través de un dashboard semanal, permitiendo un control exhaustivo de la calidad.
En muchas pymes, no existe un responsable dedicado a la gestión de bases de datos, ni se invierte en procesos o herramientas que aseguren un control mínimo de calidad. Esta falta de estructura impide avances en la digitalización comercial, ya que los datos, que son el núcleo de cualquier estrategia de ventas, no tienen una base sólida ni estructurada. Este problema es, en muchos casos, algo que nadie quiere asumir.
A continuación, se muestra un ejemplo del estado de la base de datos antes de implementar nuestra política de calidad:
Sin una estandarización adecuada de los datos, no es posible aplicar reglas, filtros, personalizaciones o automatizaciones efectivas. Los datos son la materia prima de las ventas, y deben estar bien estructurados. Es esencial contar con un proceso interno que garantice su mantenimiento continuo. Con estas aplicaciones hemos conseguido realizar proyectos de integración de silos de bases de datos de 300.000 clientes con formatos y estructuras distintas en una única base de datos para usar en el CRM.
2.- Integrar datos propios (first party data) como el ERP en Pipedrive
Nosotros usamos Holded como ERP para pyme. Y tenemos un sistema de integración que nos permite conectarnos a demanda con cualquier otro sistema que tenga Apis, Webhooks o cualquier otro sistema de intercambio de datos a través de Make.
Esta taxonomía explica muy bien los datos potenciales a integrar con tu CRM
Taxonomía de first party data de Google traducida por Imanta. Nosotros tenemos integrado con Pipedrive datos de Marketing (Clarity, Google Analytics 4, Leadfeader, Ortto, Sales Navigator) datos del ERP, datos de soporte a través de Zendesk.
Somos capaces de poder decidir quién puede actualizar la información y con qué nivel de permisos implementado una botonera en el interfaz de usuario que permite actualizar los datos a demanda. Esto es un cambio importante ya que simplifica mucho la integración de la información. Tenemos proyectos con resultados sorprendentes de cómo integrar la información ya que sea de sistemas propios como de plataformas o terceras aplicaciones.
App desarrollada por Zimple (Partner de Imanta) para la integración de datos externos. Cada usuario puede ejecutar una actualización a demanda en base a una política de permisos.
La integración puede ser de first party data o datos de terceros. Según un reciente estudio de Google el 90% de los ejecutivos dice que integrar first party data es crítico, el 30% están recogiendo datos pero solo el 1% sabe cómo activar los datos.
3.- Integración de datos de ventas con Google Analytics 4 => El arte de activar la información del CRM
Utilizamos el API de Pipedrive para enviar información de Google Analytics 4 a través de Google Tag Manager con el fin de capturar el ID de contacto y enviar los datos disponibles en el CRM a Google. Para ello implementamos un truco que consiste en incluir el ID de Pipedrive en todos los enlaces de la Web que se impre al final imanta.io/pipedrive/1234. Cuando el usuario accede al sitio web, realizamos una redirección para evitar un error de página 404 y hacemos una llamada a la API para imprimir esos campos en el datalayer de Google tag manager y unificar el ID con el user id y session id de Google.
En este ejemplo enviamos a GA4 (y otras herramientas) los Ids del usuario de Pipedrive y de nuestro CDP y Marketing Automation Ortto. Se usa el Api de Pipedrive para enviar la información a GTM cuando el usuario hace click en un enlace.
Esto nos permite utilizar los IDs como identificadores en GA4, facilitando la creación de audiencias basadas en la información de Pipedrive para campañas y listas de usuarios en diversas plataformas, como Google (sin necesidad de pasar por BigQuery) y otras herramientas. Además, podemos almacenar el user ID y el session ID de cada usuario, lo que nos permite integrarlos posteriormente con el user ID de Pipedrive. De este modo, podemos consolidar en Pipedrive la información sobre la fuente de captación inicial de ese usuario, siempre y cuando haya aceptado las cookies. La unificación de IDs es una de nuestras principales prioridades. Por ello, en Imanta utilizamos Segment y Ortto como plataformas para integrar toda la información y los eventos provenientes de las distintas herramientas y plataformas que utilizamos.
Matriz de complejidad Vs resultado a la hora de enriquecer los datos y conectar aplicaciones de productividad comercial que te permiten ser mucho más efectivo. Lo tenemos comprobado. Las empresas que integran sus datos son más productivas.
Usar la información de lo que pasa en el CRM y el proceso de venta nos ayuda a segmentar los contactos y leads según el criterio de los comerciales. Esta información es imposible captarla online. Nos ayuda a personalizar las campañas con información off line.
4.- Web visitors; Identificar empresas que visitan tu web (sin contactar) para su prospección en Pipedrive.
Pipedrive cuenta con un módulo de identificación de empresas que utiliza cuyo proveedor de datos a Leadfeader. Esta es una de las mejores bases de datos en Europa y permite identificar la información de la organización en el 30% del tráfico de desktop (no móvil).
Gracias a la integración somos capaces de generar automatismos para saber cuándo una empresa visita nuestra web y tiene una oferta abierta en Pipedrive y asignar una tarea de seguimiento o disparar un mail personalizado.
Ejemplo de integración de Leadfeader en Pipedrive para la identificación de empresas que visitan la Web.
Al margen de la integración Leadfeader tiene disponible otras funcionalidades en su plataforma muy interesantes que también usamos como listas y segmentos de empresas en base a una lista de filtros (se integra con GA4).
Nosotros lo usamos para identificar empresas que están activamente buscando un CRM gracias la generación de campañas en Google Ads.
La identificación de empresas es clave para nosotros ya que nos da muchas pistas para afinar el perfil de empresa que buscamos como cliente ideal, sobre todo en campañas de pago y orgánico, que son las que requieren de mayor inversión.
5.- Integración de Linkedin y Sales Navigator => el arte de prospectar, automatizar y enriquecer la información
Gracias a la integración, podemos generar leads y trabajar con diversas herramientas y plataformas, integrando y actualizando toda la información en Pipedrive. Existen numerosas opciones disponibles; nosotros utilizamos Dux Soup Turbo y Surf, y hemos probado Klenty y Apolo, aunque Lemlist es una de nuestras favoritas.Estas herramientas están diseñadas para un proceso de nurturing integrado que utiliza canales digitales y acciones outbound de manera efectiva. Nosotros lo complementamos usando Just call como Call center digital.
Datos integrados en Pipedrive de Sales Navigator vía Dux Soup y Surf. Integración de campañas en Linkedin, email y Google Ads de forma integrada en base a la información que hay en Pipedrive. Se actualiza la información 10 veces cada 24 horas.
Integrando estas herramientas y procesos hemos visto aumentos de hasta un 900% en la generación de leads gracias a la automatización y un ahorro de 20-30 horas en tiempo en la búsqueda de información de clientes. Siempre y cuando se tengan las ideas claras del perfil de cliente ideal, las automatizaciones conectadas y un mínimo de fondo de armario para campañas de Inbound. No es plug & play. Hay que hacer un trabajo previo.
Ejemplo de embudo de automatización de campaña en Linkedin integrado en Pipedrive. Las campañas se ejecutan desde la página de Sales Navigator o Linkedin usando una extensión.
Este es el sistema donde definimos las campañas y donde se etiquetan los contactos en base a las acciones que se ejecutan. En este caso es una campaña para replicar un caso de éxito de cómo integrar y enriquecer 300.000 clientes en Pipedrive que provienen de un sistema de ticketing llamado Clorian. Propsectamos clientes y cuentas que usan Clorian para replicar el caso de éxito. Escraopeamos su lista de clientes de su página y los buscamos en Sales Navigator para generar las listas. También lo usamos para campañas de Branding para que sepan que Pipedrive es el mejor CRM que se integra con Clorian.
Planificación de drip campaigns en Sales Navigator. Gestionamos visitas recurrentes al perfil antes de lanzar el mensaje o la invitación. Buscamos el perfil ideal dentro de cada cuenta.
Lo realmente interesante es que los datos están en Pipedrive y se actualizan solos gracias a la integración con Sales Navigator. Los tags que definen el estado de la campaña y vinculación de grados con el contacto. En base a esta información se dispara las automatizaciones para que siga la planificació de. la campaña. Esto nos permite trabajar con un número mucho más elevado de campaña y usuarios. Y todo reside en el Pipedrive. No en herramientas de terceros.
Las etiquetas se actualizan en función de si el prospecto interactúa con nuestras campañas.
6.- Integración de Marketing automation ⇒ El arte de la personalización
Aunque Pipedrive cuenta con un módulo de automatización y una herramienta de email marketing gracias a la adquisición de Mailigen en junio de 2021, nosotros preferimos utilizar Ortto (anteriormente Autopilot) como herramienta complementaria. Esta elección nos permite conectar otras herramientas que utilizamos y crear playbooks y journeys más completos, incorporando información adicional que no está disponible en Pipedrive.
Ejemplo de opciones de campañas en base a la agregación de datos de distintas fuentes como Pipedrive, Zendesk o Hippo Video.
Para escenarios más sencillos Pipedrive Campaigns + Pipedrive Automations es más que suficiente y para otros más avanzados como es nuestro caso usamos Ortto (aunque hay una gran variedad de herramientas que se conectan con Pipedrive como Hubspot o Outfunnel).
7.- Uso del vídeo en el proceso de venta: El arte de integrarlo efectivamente
Nosotros usamos e integramos Hippo Video, una plataforma que se integra con Pipedrive y que nos permite usar el vídeo en todo el proceso de venta y personalizarlo en base a datos de Pipedrive con mensajes dentro del vídeo.
Opciones de personalización, junto con campos dinámicos del contacto empresa.
Informes detallados de interacción en base al tipo de Vídeo
Estadísticas detalladas e interacciones. Estos datos nos los llevamos al CDP para poder incluirlos en el registro del usuario.
Uso de Ids para disponer de los datos a nivel de usuario. En este caso podemos ver si un prospecto en oferta consume nuestros contenidos o propuestas comerciales. Si le ha dedicado tiempo y a qué parte del contenido. Lo usamos para prospectar y para cerrar ofertas para definir muy bien el alcance y estemos seguros de que han entendido el proyecto. O que le han dedicado el tiempo necesario antes de arrancar un proyecto.
Visión personalizada por usuario. Arrastrar el ID de usuario nos permite usar las herramientas que más nos gustan o las que nos podemos permitir, pero tenemos todos los eventos unificados independientemente de la herramienta.
8.- Integración de Just Call, un call center con Voz IP
Nosotros tenemos Just call integrado con Pipedrive y Zendesk, como centralita virtual, y para la gestión de llamadas del equipo comercial. Tiene una plataforma estupenda dimensionada para trabajar con equipos comerciales y un sinfín de funcionalidades (ahora con IA) para equipos de venta tradicional.
Integrar una centralita virtual y sistema de voz ip ha cambiado totalmente la forma de operar comercialmente. Pagamos por disponer de más servicios y mejor información. Ha sido un cambio brutal que aún estamos asimilando ya que se usa hasta en elos teléfonos móviles y aplicaciones de escritorio. Todo lo que no pase por Just Call no existe para nosotros.
Ventana de Just call integrado con Pipedrive
Workspace donde se planifican las campañas de llamadas de outbound
9.- Integración de un CDP o Customer data Platform
El error en muchos casos es usar el CRM como una plataforma de datos. Es decir querer tener toda la información, cuando solo tiene sentido la que aporta al proceso de venta. Para ello existen las plataformas de datos. Desde Pipedrive se envía información de eventos clave para recoger la actividad de un registro de la base de datos. Nosotros usamos Segment y(a que somos partners) y Ortto como herramienta de marketing automation (antes Autopilot) donde ahora incorpora distintas fuentes de datos. Ortto se integra de forma nativa con Pipedrive y Zendesk por lo que tenemos que hacer ninguna implementación.
En este caso es Pipedrive que enriquece la información del CDP para que la pueda integrar con el resto de silos de datos y activar campañas e informes en función. de información agregada.
Se recogen fuentes de datos de cada herramienta conectada, las actividades como eventos que realizan los usuarios y se calcula el scoring del contacto en base a dichas actividades y fuentes.
La incorporación de un CDP ya es una buena señal ya que demuestra una sensibilidad por la recogida de datos de interacciones con el cliente. Aunque luego no se sepa muy bien qué hacer con ellos
10.- Integración de atención al cliente: conocer las incidencias en Pipedrive
Usamos Zendesk como soporte mediante sistema de Tickets. Zendesk es una herramienta muy conocida por su fácil manejo y su integración nativa en Pipedrive. Funciona francamente bien y nos permite monitorizar las incidencias dentro de Pipedrive.
Integración nativa de Pipedrive con Zendesk
Usar un sistema de ticketing e integrarlo en Pipedrive nos da una visión de lo que ha pasado con el cliente a nivel de cuenta y usuario sin necesidad de cambiar de aplicación. Usar las dos herramientas ha sido un acierto y son en coste muy asumibles.
Dos conclusiones principales
1. Las empresas que integran sus datos en su CRM son más rentables
Hay una infinidad de estudios que lo respaldan. *Las empresas que usan los datos de sus clientes consiguen multiplicar x 2,9 sus ingresos y reducir costes x 1,5. También aumentan la fidelización de la vida del clientes (Customer Live Value – CLV).
2. Las empresas que integran apps de productividad con Pipedrive prospectan más, en menor tiempo y cierran más oportunidades.
Los equipos de venta que Integran Pipedrive con aplicaciones de productividad comercial son simplemente más rentables y ágiles.Hay 45.000 empresas de las 100.000 que son clientes de Pipedrive que usan las integraciones del market place. De media una empresa utiliza diariamente 4 apps.
Listado de aplicaciones comentadas en este artículo
Pipedrive es el CRM para pymes más sencillo de usar.
Nosotros hacemos que sea potente.
Aunque 100.000 empresas en todo el mundo usan Pipedrive, muy pocos saben exprimirlos como nosotros.
Imanta es partner certificado de Pipedrive desde 2018
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